Ficha de EPI: O que é, para que serve e como deve ser preenchido

O correto registro da entrega dos Equipamentos de Proteção Individual aos profissionais de uma empresa faz parte dos esforços de segurança. E um auxiliar neste processo são as fichas de EPI.

Você já ouviu falar da ficha EPI? Ela é um documento importante para mostrar que a empresa está cumprindo as regulamentações corretamente e também serve para tornar o ambiente de trabalho ainda mais seguro para todos. 

Apesar de o documento ser comum nas empresas, sabemos que ainda existem muitas dúvidas sobre o tema. Desta forma, saiba mais acerca da obrigatoriedade do registro, sua utilidade para as organizações, a melhor forma de armazenamento e descubra como fazer a ficha de EPI. Confira a seguir.

O que é uma ficha de EPI?

A ficha de EPI para funcionário é um documento obrigatório que reúne todos os dados dos Equipamentos de Proteção Individual. Ela comprova que o funcionário recebeu o equipamento, tendo sido orientado sobre a utilização deste. Sua empresa pode optar por manter as fichas EPI impressas ou no formato digital.

Para que serve a ficha de controle de EPI?

A NR que fala sobre a ficha de EPI é a NR-6. Nesta regulamentação, são listadas as responsabilidades das empresas em relação aos equipamentos e serve para registrar o momento em que os funcionários receberam os materiais de proteção contra agentes perfurantes, biológicos, químicos, mecânicos, térmicos, meteorológicos, choques elétricos, ruídos e outros específicos conforme a função.

Além de comprovar a entrega do material ao colaborador, a ficha de EPI também auxilia sua empresa com o correto registro dos equipamentos entregues, evitando que algum funcionário fique sem receber ou que aconteçam compras desnecessárias. Com a correta gestão, ela deixa seus processos mais otimizados.

Sem contar que, uma vez que seu colaborador assina estar ciente da importância do EPI e comprova que o recebeu, a chance dele respeitar seu uso aumenta muito. Desta forma, a ficha também incentiva o uso de forma indireta e aumenta a segurança, se tornando interessante para todos os envolvidos.

Quem preenche a ficha de EPI?

Está na dúvida sobre quem preenche a ficha de EPI? É importante entender que o preenchimento e a entrega dos EPIs são responsabilidade única e exclusiva da empresa. Dessa maneira, é preciso cuidado para seguir a regulamentação à risca.

Apesar das responsabilidades que a empresa assume ao preencher a ficha de EPI, cada funcionário também tem deveres: cabe a ele prestar atenção às instruções no uso do EPI, obedecer às normas, utilizar os equipamentos sempre que necessário e avisar caso note alguma irregularidade com o aparelho, para a troca ser feita imediatamente.

Ficha de EPI tem validade?

As fichas de EPI têm validade prolongada, assim como outros documentos ligados ao RH. Portanto, sua empresa precisa guardar a ficha de EPI por no mínimo 5 anos, pois existe a chance de precisar do registro algum dia, caso o funcionário entre com processo judicial. Então, pense muito bem antes de descartar uma ficha EPI.

Ficha de EPI pode ter rasura?

Alguns gestores têm dúvidas se a ficha de EPI pode ter rasuras. Desse modo, é importante saber que erros e rasuras não são permitidos em hipótese alguma, pois a legitimidade do documento passa a ser questionada em caso de ações judiciais ou fiscalizações. 

Portanto, se ocorreu algum acidente ou falha com o documento na hora do preenchimento, ou falha na assinatura, é preciso refazer a ficha e coletar as devidas assinaturas urgentemente, para evitar dores de cabeça futuras.

O que deve constar na ficha de entrega do EPI?

Existem algumas informações importantes que a ficha de EPI precisa ter para estar em conformidade com a NR-6. Os principais itens são:

• Dados de identificação do colaborador, como nome, função desempenhada e setor;
• Dados que identifiquem a sua empresa;
• Dados do EPI oferecido, como marca, fabricante e número do CA;
• Data em que o equipamento foi disponibilizado ao funcionário;
• Condições do EPI, se é novo ou usado, por exemplo;
• Informações sobre o treinamento sobre o uso do EPI;
• Nome do responsável pela entrega do equipamento;
• Assinatura de quem disponibilizou e de quem está recebendo o EPI;
• Data de devolução do EPI, se for o caso.

Estes são os dados básicos, se você desejar incluir algum campo adicional, não tem problema.

Veja também: eSocial – Dados sobre segurança do trabalho serão obrigatórios a partir de 2019

O que é o CA em um EPI?

No campo dado do EPI oferecido, é preciso informar o CA. Você sabe o que significa esta dado? CA é a sigla para Certificado de Aprovação. Dessa maneira, este documento comprova que o equipamento é seguro e passou por rigorosos testes de qualidade antes de ser disponibilizado para uso.
Se você não encontrar o número do CA diretamente no produto, não se preocupe. Afinal, existem várias formas de fazer a consulta e descobrir o número de registro. Nós explicamos sobre a consulta neste artigo acerca do número do CA.

Como preencher a ficha de EPI?

O preenchimento e a assinatura da ficha de EPI precisam ser feitos no momento da entrega do equipamento, o que ocorre após o colaborador receber o devido treinamento e estar ciente da sua relevância para evitar acidentes.

A seguir, confira o passo a passo que sua empresa poderá implementar, para fazer o registro e preenchimento deste documento

1. Ao retirar os equipamentos de proteção
   individual, solicite ao profissional de sua empresa a assinatura dele;
2. Também deixe constar a data da entrega,
   descrição do produto, CA
   – Certificado de Aprovação, fabricante
   do equipamento, entre outros itens que são considerados essenciais para a
   ficha de EPI
3. Solicite ao funcionário que também assine o termo de compromisso, que confirme o recebimento dos equipamentos. Neste termo, procure deixar registrada a responsabilidade
   do funcionário pela guarda e conservação, comprometimento de apresentação para
   troca dos EPIs com defeitos ou desgastes naturais da utilização, assim como a
   declaração da consciência de medidas disciplinares por parte da empresa, caso o
   empregado não faça o uso dos equipamentos de segurança.

Como armazenar as fichas?

Cada empresa tem uma maneira específica de arquivar os documentos, mas o ideal é que a ficha de EPI preenchida seja anexada à pasta pessoal do seu funcionário, se estiver impressa, para estar à disposição caso seja solicitada por algum órgão de fiscalização.

Se a ficha estiver no formato digital, o que é muito comum, você pode armazená-la no seu aplicativo de gerenciamento de funcionários, em algum banco de dados seguro ou mesmo em um serviço de armazenamento na nuvem confiável. Além disso, o importante é que tenha fácil acesso pelas pessoas autorizadas.

Modelos de ficha de EPI prontos

Apesar da importância do documento, você mesmo pode redigir sua própria ficha, ou, se achar mais conveniente, também pesquisar por ficha EPI na internet em modelo Word ou no Excel. Portanto, para facilitar sua rotina, também é possível baixar o modelo completo de ficha EPI em nosso site.

Baixe gratuitamente o modelo de Ficha de EPI exclusivo, produzido pela SafetyTrab. Utilize ele, livremente, para acompanhar e registar a entrega dos Equipamentos de Proteção Individual de sua empresa.

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Conclusão

Agora que você já sabe o que é ficha de EPI e conhece sua importância, é hora de checar seus EPIs e verificar se suas documentações estão atualizadas. Como foi possível notar, essa ficha é importante para garantir a conformidade com as normas de segurança no trabalho.

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