Inventário de estoque de EPI: O que é? Para que Serve?
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Fazer um inventário de estoque de EPI é fundamental para que possa acompanhar quais são os equipamentos de proteção individual disponíveis para os trabalhadores de sua equipe.
Tendo um inventário com dados exatos de quais são e quantos são os EPIs em estoque na empresa, é possível evitar falhas na distribuição dos equipamentos de proteção individual. O que é ainda mais importante quando a empresa tem uma equipe grande.
Nós trouxemos mais informações e detalhes sobre o inventário de estoque de EPI, como fazer e quais problemas comuns sua equipe poderá evitar ao longo do processo.
O que é um inventário de estoque de EPI?
Antes de mais nada, é preciso saber que o inventário é um registro detalhado sobre todos os itens de segurança individual disponíveis na empresa para os trabalhadores. No documento constam dados como:
- Tipo de EPI (luvas, capacetes, óculos de proteção, máscaras, etc.);
- Quantidade de itens disponíveis e quantidade em uso;
- Data de aquisição e validade;
- Responsável pelo controle;
- Funcionários que receberam os EPIs;
- Condições dos equipamentos (novos, em uso, descartados).
Dessa forma, é possível ter um panorama geral que facilita a gestão desses itens que são patrimônio da empresa e que precisam estar disponíveis para a segurança de todos.
A importância de se fazer o inventário de estoque de EPI
Gerenciar um estoque de EPI é um processo essencial para que a empresa consiga diminuir custos. Uma vez que, os gestores poderão acompanhar detalhadamente quais são os EPIs que estão disponíveis e quais realmente precisam ser adquiridos.
O que facilita a gestão e a compra de EPIs, evitando que a empresa tenha desperdício de recursos provocada por erros na gestão.
Afinal, toda empresa precisa ter controle de seu patrimônio, com o objetivo de garantir que o orçamento disponível para cada setor da organização seja otimizado.
Com o controle eficiente é possível gerenciar os prazos de validade dos equipamentos, o fluxo de substituições e favorecer a proteção de funcionários.
Como fazer o inventário de estoque de EPI?
Para fazer o inventário é importante seguir alguns passos que facilitarão o processo de contagem e registro dos itens disponíveis, confira:
1. Identificar os EPIs
É preciso identificar quais são os EPIs disponíveis no estoque, como: capacetes, luvas, óculos de proteção, calçados especiais e outros itens disponíveis no estoque.
O objetivo é que você crie um catálogo abrangente, onde consegue visualizar com facilidade cada tipo de itens disponível.
2. Quantificar os itens
Após identificar quais são os itens, é hora de usar planilhas ou até sistemas de gestão para quantificar cada item disponível no estoque.
De modo que, possa ter em um documento todas as informações sobre EPIs que estão disponíveis para a equipe.
3. Verifique as condições dos itens
Além de identificar e quantificar, é válido listar as condições de cada item, se é novo ou usado. Dessa forma, é possível facilitar o planejamento de compras.
4. Centralize o registro dos EPIs
Deixe em um só documento todas as informações sobre EPIs, para que os responsáveis pela compra tenham facilidade de identificar o que precisa ser adquirido e o que está disponível na empresa para uso.
5. Garanta que o inventário esteja atualizado
É importante que todos os profissionais que usam EPIs na empresa e possuem acesso a retirar itens do estoque sejam responsáveis por atualizar o inventário a cada movimentação de item.
Uma simples planilha de computador é suficiente para controlar o fluxo de entrada e saída de itens quando há um só responsável pelo inventário. No entanto, se muitos profissionais atuam na movimentação dos itens, o controle passa a ser mais desafiador.
Problemas comuns de controle de inventário
Fazer um inventário de estoque de EPI é relativamente simples, o mais complexo na prática é controlar as movimentações após ter realizado o registro documental. Alguns dos principais desafios enfrentados no dia a dia são:
1. Falta de conscientização
Mesmo com treinamento, algumas pessoas podem não compreender a relevância de controlar o estoque de EPI.
E nesses casos, acabam cometendo erros que desencadeiam falhas indesejadas no sistema de controle.
Por isso, todos os profissionais que possuem acesso a retirar itens de um estoque de EPIs precisam ser monitorados. Se há controle sobre a retirada existe menor risco de erros relacionados ao inventário.
2. Falta de padronização
Alguns profissionais podem não ter clareza sobre os processos necessários para manter o controle sobre o inventário. Além disso, por falta de um padrão bem estabelecido, é comum que ocorram inconsistências nos registros de estoque.
O ideal é que todos que fazem movimentações no estoque sejam treinados para que sigam um padrão previamente acordado, visando evitar inconsistências.
3. Dificuldade de manter o controle preciso
Quando muitos profissionais possuem acesso a movimentar o inventário, é natural que exista dificuldade de manter o controle sobre o registro.
Para que essa dificuldade seja vencida, o ideal é ter um responsável pelo controle. O profissional fará o registro de entrada e saída dos EPIs, garantindo que seja o único responsável pelas movimentações no estoque.
Dessa forma, é possível evitar falta de itens, dificuldade de gestão e erros que geram prejuízos para a empresa.
Como controlar o inventário de estoque de EPI?
É possível usar ferramentas de apoio tecnológicas, como uma planilha ou sistema de controle que facilite o trabalho.
Além disso, é importante que exista um treinamento e atualização das práticas, com o intuito de que um profissional assuma a responsabilidade e os colegas colaborem.
Afinal, se o estoque de EPIs da empresa está em local de fácil acesso e não há controle sobre a entrada e saída de pessoas, qualquer colaborador pode causar uma falha no inventário removendo um item do estoque.
Portanto, para que o inventário seja eficiente é preciso que exista um esforço conjunto, com o intuito de promover um ambiente seguro para todos.
Conclusão
O inventário de estoque de EPI é essencial para que a empresa faça investimentos eficazes na compra dos itens que são realmente necessários, evitando comprar em duplicidade ou perder produtos por causa do prazo de validade vencido.
Afinal, fazer o controle de inventário pode ser simples com as ferramentas e o conhecimento necessários para tal.
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