Quais Documentos de Segurança do Trabalho a Empresa Precisa Ter?

Manter os documentos de segurança do trabalho em dia é uma das principais responsabilidades das empresas que possuem um quadro de colaboradores. Esses registros ajudam a identificar riscos ocupacionais, estabelecer medidas preventivas, acompanhar a saúde dos funcionários e comprovar o cumprimento das Normas Regulamentadoras (NRs).

Mas existe uma dúvida comum: quais documentos de segurança do trabalho a empresa realmente precisa ter? A resposta depende das atividades realizadas, dos riscos existentes, do número de trabalhadores e das características do estabelecimento. Portanto, não existe uma lista única que se aplique igualmente a todas as empresas.

Ainda assim, alguns documentos formam a base da gestão de Segurança e Saúde no Trabalho (SST). Confira a seguir quais são eles e esclareça suas principais dúvidas.

Quais são os principais documentos de segurança do trabalho?

Entre os principais documentos que podem fazer parte da documentação de SST de uma empresa estão:

Programa de Gerenciamento de Riscos (PGR);
Inventário de Riscos Ocupacionais;
Plano de Ação;
Programa de Controle Médico de Saúde Ocupacional (PCMSO);
Atestado de Saúde Ocupacional (ASO);
Registros de entrega e controle de EPI;
Documentos relacionados à CIPA;
Treinamentos e capacitações exigidos pelas NRs;
Avaliação Ergonômica Preliminar (AEP) e, quando necessária, AET;
LTCAT, quando aplicável às exigências previdenciárias;
Documentos específicos de NRs, conforme os riscos e atividades;
Registros e informações de SST enviados ao eSocial;
Comunicação de Acidente de Trabalho (CAT), quando houver acidente ou doença ocupacional.

A seguir, veja a função de cada documento e em quais situações ele pode ser exigido:

1. PGR — Programa de Gerenciamento de Riscos

O PGR é um dos principais documentos de segurança do trabalho atualmente. De acordo com a NR-1, o Gerenciamento de Riscos Ocupacionais deve ser implementado por estabelecimento, considerando os perigos e riscos presentes nas atividades da organização. Em geral, o PGR deve conter, no mínimo, o Inventário de Riscos Ocupacionais e o Plano de Ação.

O Inventário de Riscos reúne informações sobre os perigos identificados, avaliação dos riscos e trabalhadores potencialmente expostos.

Já o Plano de Ação estabelece as medidas de prevenção que devem ser implementadas, aprimoradas ou mantidas.

É importante destacar que o PGR não deve ser tratado como um documento estático. Ele precisa acompanhar as mudanças nos processos, ambientes, equipamentos e condições de trabalho.

Afinal, a regra geral é que empregadores que mantenham trabalhadores como empregados devem implementar o gerenciamento de riscos ocupacionais.

A NR-1 prevê algumas exceções, como o MEI e determinadas ME e EPP que atendam aos requisitos específicos de dispensa previstos na norma. Por isso, a dispensa não deve ser presumida apenas pelo porte da empresa.

2. PCMSO — Programa de Controle Médico de Saúde Ocupacional

O PCMSO é outro documento fundamental para a gestão de SST. Seu objetivo é acompanhar a saúde dos trabalhadores de acordo com os riscos ocupacionais identificados e classificados no gerenciamento de riscos.

A NR-7 estabelece que o PCMSO deve considerar os riscos ocupacionais e contemplar o planejamento dos exames médicos clínicos e complementares necessários. Entre os exames ocupacionais previstos estão os admissionais, periódicos, de retorno ao trabalho, de mudança de riscos ocupacionais e demissionais.

O programa também possui um relatório analítico, elaborado pelo médico responsável, com informações sobre exames realizados, resultados, doenças relacionadas ao trabalho e CATs, entre outros dados.

3. ASO — Atestado de Saúde Ocupacional

O ASO comprova a realização do exame médico ocupacional e registra a conclusão sobre a aptidão do trabalhador para exercer suas atividades.

Dependendo da situação, o trabalhador pode precisar de ASO:

admissional;
periódico;
de retorno ao trabalho;
de mudança de riscos ocupacionais;
demissional.

As informações relacionadas ao monitoramento da saúde ocupacional também fazem parte dos eventos de SST do eSocial, especialmente o S-2220.

4. Documentação de EPI

Quando o uso de Equipamentos de Proteção Individual (EPI) é necessário, a empresa precisa controlar o fornecimento, a utilização e a conservação dos equipamentos.

A NR-6 determina que o fornecimento de EPI ao trabalhador deve ser registrado, podendo ser utilizado livro, ficha ou sistema eletrônico.

Também é necessário observar o Certificado de Aprovação (CA) aplicável ao equipamento. Afinal, o EPI deve ser comercializado com CA válido, conforme as regras da NR-6.

Por isso, é recomendável manter registros organizados de entrega, substituição e controle dos equipamentos fornecidos.

5. Documentos da CIPA

Quando a empresa estiver enquadrada nas condições que exigem a constituição da CIPA, também haverá documentação relacionada ao funcionamento da comissão.

A NR-5 estabelece regras para constituição, dimensionamento, treinamento e atuação da CIPA, considerando o estabelecimento, o número de empregados e o grau de risco da atividade. Entre os registros que podem fazer parte dessa documentação estão:

documentação do processo eleitoral;
atas;
registros de reuniões;
comprovantes de treinamento;
documentos relacionados às ações da comissão.

A empresa deve manter esses registros organizados e disponíveis conforme as exigências aplicáveis.

6. Avaliação Ergonômica Preliminar e AET

A NR-17 determina a realização da Avaliação Ergonômica Preliminar (AEP) das situações de trabalho que demandem adaptação às características psicofisiológicas dos trabalhadores.

Portanto, essa avaliação deve ser registrada pela organização e pode integrar o processo de identificação de perigos e avaliação de riscos do PGR.

Em determinadas situações, também pode ser necessária a Análise Ergonômica do Trabalho (AET), especialmente quando houver necessidade de uma avaliação mais aprofundada ou quando forem identificadas inadequações nas medidas adotadas.

7. LTCAT (Laudo Técnico das Condições Ambientais do Trabalho)

O Laudo Técnico das Condições Ambientais do Trabalho (LTCAT) possui finalidade previdenciária e está relacionado à caracterização das condições de trabalho para fins de aposentadoria especial.

O eSocial esclarece que a responsabilidade técnica pelas informações relacionadas às condições ambientais está vinculada ao LTCAT, que deve ser elaborado por médico do trabalho ou engenheiro de segurança do trabalho, conforme a legislação previdenciária.

Por isso, o LTCAT não deve ser confundido com o PGR ou tratado simplesmente como um documento que substitui os demais programas de SST.

8. Documentos de treinamentos e capacitações

Diversas Normas Regulamentadoras estabelecem treinamentos específicos para determinadas atividades.

Por isso, a empresa deve manter registros que comprovem as capacitações realizadas, considerando os requisitos de cada NR aplicável. Dependendo da atividade, podem existir treinamentos relacionados a:

trabalho em altura;
instalações elétricas;
operação de máquinas;
espaços confinados;
inflamáveis e combustíveis;
movimentação de cargas;
equipamentos e processos específicos.

O conteúdo, a carga horária, a periodicidade e os requisitos do treinamento variam conforme a norma e a atividade.

9. Documentos específicos conforme os riscos da empresa

Nem toda empresa precisará dos mesmos documentos. Atividades com riscos específicos podem exigir documentação complementar.

Por exemplo, empresas que realizam trabalhos em altura devem observar requisitos relacionados à análise de risco, procedimentos, autorização, capacitação e documentação prevista na NR-35. Para atividades não rotineiras, a Permissão de Trabalho pode ser necessária.

Já estabelecimentos com instalações elétricas sujeitas aos requisitos específicos da NR-10 podem precisar manter documentação como esquemas unifilares e, em determinadas condições, o Prontuário de Instalações Elétricas.

Empresas que trabalham com inflamáveis e combustíveis também devem observar a documentação e os procedimentos determinados pela NR-20.

Portanto, a análise deve partir dos riscos e das atividades efetivamente realizadas pela empresa.

10. CAT — Comunicação de Acidente de Trabalho

Quando ocorre acidente de trabalho, acidente de trajeto ou doença ocupacional nas situações previstas na legislação, a empresa deve realizar a comunicação correspondente.

A CAT deve ser informada até o primeiro dia útil seguinte ao da ocorrência. Em caso de morte, a comunicação deve ser imediata.

No eSocial, a CAT é registrada pelo evento S-2210. O sistema também possui os eventos S-2220, relacionado ao monitoramento da saúde, e S-2240, relacionado às condições ambientais do trabalho.

Documentos de segurança do trabalho: a empresa precisa ter todos?

Não necessariamente. Não existe uma pasta padrão de documentos que seja obrigatória para todas as empresas. A documentação depende dos riscos ocupacionais, das atividades desenvolvidas, do número de trabalhadores, do estabelecimento e das NRs aplicáveis.

Uma empresa administrativa, por exemplo, terá necessidades diferentes de uma indústria, construtora, transportadora ou empresa que trabalha com eletricidade.

Além disso, os documentos precisam estar coerentes entre si. O PGR deve refletir os riscos existentes. O PCMSO deve considerar essas informações para o planejamento médico. Os registros de EPI precisam corresponder aos equipamentos realmente utilizados. E as informações de SST enviadas ao eSocial devem ser compatíveis com a realidade encontrada no ambiente de trabalho.

Como organizar a documentação de SST?

Uma boa gestão de documentos de segurança do trabalho começa pelo diagnóstico. A empresa deve:

identificar as atividades realizadas;
levantar os perigos e riscos ocupacionais;
verificar quais NRs são aplicáveis;
elaborar os documentos e programas necessários;
realizar os exames e treinamentos previstos;
manter registros atualizados;
revisar a documentação quando houver mudanças;
garantir a compatibilidade das informações com o eSocial.

Também é importante acompanhar as atualizações das Normas Regulamentadoras. Em 2026, por exemplo, o novo capítulo 1.5 da NR-1 entrou em vigor em 26 de maio, reforçando a necessidade de gerenciamento dos riscos ocupacionais, inclusive dos fatores de risco psicossociais relacionados ao trabalho.

Por que manter os documentos de segurança do trabalho atualizados?

Mais do que cumprir uma exigência documental, a gestão adequada de SST permite que a empresa tenha uma visão organizada dos riscos existentes e das medidas de prevenção adotadas.

Documentos desatualizados podem não representar as condições reais do ambiente de trabalho.

Por isso, a empresa deve revisar sua documentação sempre que houver mudanças relevantes em processos, máquinas, instalações, funções, produtos, organização do trabalho ou condições de exposição.

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