Como Planejar as Compras de EPI no Fim de Ano
dez
Planejar as compras de EPI no fim de ano é um passo estratégico, permitindo que a empresa faça o fechamento de orçamento, balanço de atividades e planejamento do próximo ciclo operacional.
Todavia, é comum que o planejamento das compras de EPI dique em segundo plano justamente por causa das dinâmicas do período que exige atenção a múltiplas demandas, como a festa de confraternização e organização das demandas do ano seguinte.
Deixar essa demanda em segundo plano pode gerar falta de EPIs no ano seguinte. Por isso, trouxemos dicas para te orientar a planejar as compras corretamente, de forma organizada, preventiva e estratégica para garantir segurança, conformidade legal e melhor controle de custos.
Por que planejar as compras de EPI no fim de ano é tão importante?
Independentemente do período do ano, o fornecimento de EPI é obrigatório por Lei, por ser essencial para a proteção dos colaboradores.
O que demanda que a empresa se planeje antecipadamente, para que possa conduzir as compras negociando com fornecedores visando reduzir gastos e eliminar o risco de falta de EPIs em estoque.
Consciente da necessidade de fornecer EPIs para toda a equipe, é interessante avaliar o número de colaboradores e as condições dos EPIs atuais, para que seja possível efetuar a compra junto ao fornecedor.
De modo que, a empresa consiga iniciar o novo ano em conformidade com as normas de segurança do trabalho, garantindo que todos os profissionais estejam seguros e possam receber os EPIs necessários para a rotina de trabalho no ano seguinte.
Principais problemas causados pela falta de planejamento de EPI
Muitas equipes só percebem a importância de efetuar a compra de EPIs quando surgem problemas sérios no início do ano seguinte. Entenda mais a respeito:
Falta de EPI no início do ano
Muitos negócios fazem férias coletivas no mês de dezembro. E por isso, o fornecimento de EPIs precisa ser analisado com antecedência para evitar atrasos logísticos na entrega de EPIs para que a equipe utilize quando voltar das férias.
A alta demanda de reposição de EPIs em janeiro e primeiros meses do ano é comum, justamente por ser comum que as empresas deixem essa compra para depois.
O que se reflete em alta de preços, demora na entrega e até mesmo falta de alguns EPIs. Aspecto que faz com que seja comum que ocorram paralisações, improvisos e a exposição dos trabalhadores a risco, ocasionando aumento das chances de a empresa ser multada.
Portanto, o ideal é evitar esse cenário, realizando a compra de EPI com antecedência para que o início do ano represente um novo ciclo produtivo e seguro.
Compras emergenciais com custo mais alto
Um ponto extremamente relevante de observar é que as compras emergenciais geram um custo mais alto. Afinal, a empresa tem urgência e menos opções de fornecedores com estoque disponível para negociar.
O que faz com que a empresa tenha o orçamento diretamente impactado pela compra de EPIS.
Risco de não conformidade com as normas de segurança
A ausência de EPIs adequados pode resultar em multas, autuações e passivos trabalhistas que impactam a reputação da empresa e o orçamento.
Planejando de forma antecipada a compra, a empresa tem margem de segurança para receber o pedido em tempo hábil e garantir a distribuição para os colaboradores, garantindo a conformidade com as NRs.
Como planejar as compras de EPI no fim de ano
Para que não cometa erros, nós trouxemos algumas dicas importantes sobre o planejamento de compras. Uma vez que, é preciso considerar o estoque disponível, consumo atual e previsões para o próximo ano. Entenda mais detalhes:
Levantamento do estoque atual
Tudo começa com a verificação dos EPIs que estão disponíveis no estoque atual da empresa, identificando quais estão próximos ao vencimento, quais estão danificados e precisam de substituição.
Ao organizar o levantamento por tipo de EPI, setor e função, a equipe responsável pela aquisição de EPIs terá um panorama geral da situação na empresa, viabilizando que possa evitar a compra de itens desnecessários.
Afinal, é indispensável garantir EPIs em boas condições de uso e em quantidade suficiente para toda a equipe. Contudo, pode-se evitar a compra excessiva, visando que o orçamento disponível para investir em segurança seja otimizado.
Análise do consumo ao longo do ano
Durante o planejamento da compra, é importante usar o histórico de consumo ao longo do ano, para prever a necessidade futura.
Afinal, com base em médias mensais, picos de uso e rotatividade de colaboradores é possível prever a demanda, garantindo uma compra que evita falhas no fornecimento de EPIs.
Previsão de mudanças para o próximo ano
Novas contratações, expansão de atividades ou mudanças no processo produtivo de sua empresa impactam diretamente a demanda por EPIs.
O que faz com que seja importante que o responsável pela compra tenha acesso a todas as informações necessárias para que possa fazer essas previsões e consiga efetuar a compra de forma eficaz.
Verificação de validade e Certificado de Aprovação (CA)
Legalmente falando, os EPIs vencidos ou com CA expirado não podem ser utilizados pelos colaboradores.
Por isso, é importante conferir essas informações tanto nos EPIs em seu estoque quanto para o material que será comprado, visando evitar desperdícios e problemas legais.
Quais EPIs merecem mais atenção no planejamento de fim de ano?
É importante observar que alguns EPIs exigem atenção especial por causa do alto consumo e do risco da atividade desempenhada pelo profissional, compreenda:
EPIs de alto consumo
Os EPIs de alto consumo, como luvas de proteção, máscaras, óculos de segurança, protetores auriculares e capacetes são itens que não podem faltar no estoque.
Afinal, são EPIs essenciais para a segurança dos colaboradores e geralmente danificam com frequência, o que desencadeia a necessidade de maior atenção em relação a esses itens.
EPIs com reposição mais lenta
Existem EPIs que são específicos ou personalizados e possuem maior prazo de fabricação ou entrega. Por isso, são itens que devem ser comprados com maior antecedência.
EPIs utilizados em atividades críticas
Quando se fala em EPIs para atividades de alto risco, é importante saber que eles não podem sofrer interrupção de fornecimento.
Como é o caso de EPIs para quem lida com produtos químicos, que não pode ficar exposto aos vapores do ambiente. Por isso, caso o respirador apresente algum problema ou defeito, é preciso que ele seja substituído imediatamente para que o profissional não tenha que interromper seu expediente.
Erros mais comuns ao planejar compras de EPI no fim do ano
Existem alguns erros que frequentemente são cometidos quando se faz o planejamento de compras de EPI no fim de ano. Em geral, são erros ocasionados por falta de organização. Entenda quais são os mais comuns:
Deixar o planejamento para a última hora
É uma prática que aumenta o risco de atraso, indisponibilidade e custos elevados. Por isso, é um erro que deve ser evitado.
Escolher EPI apenas pelo menor preço
A escolha de EPI apenas pelo menor preço costuma desconsiderar a qualidade, conforto e adequação ao risco ao qual o profissional está exposto. O que faz com que os riscos do ambiente de trabalho não sejam minimizados como deveriam.
Afinal, o desconforto causado pelo EPI de baixa qualidade costuma gerar recusa de uso por parte da equipe.
Não envolver o setor de Segurança do Trabalho
Não é raro que a compra errada seja feita pela ausência do envolvimento do Técnico ou Engenheiro de Segurança do Trabalho.
Portanto, esses profissionais devem participar das decisões para garantir a conformidade legal da compra.
Boas práticas para otimizar as compras de EPI no fim de ano
Algumas ações simples são capazes de impactar positivamente o planejamento, tornando a compra mais eficiente. Entenda:
Padronizar EPIs e fornecedores
A padronização na compra facilita a reposição, treinamento para uso adequado e controle de estoque, otimizando a rotina na empresa.
Negociar volumes e contratos antecipados
Negociando volumes maiores de EPIs ou contratos antecipados junto aos fornecedores é possível ter vantagens em termo de preços e prazos de entrega, mantendo contratos semestrais ou anuais de fornecimento de EPIs sob medida para a demanda de sua empresa.
Documentar todo o planejamento
Registrando o processo as auditorias, fiscalizações e revisões futuras para orientar as próximas compras e manter a empresa em conformidade legal.
Por que comprar seu EPI na SafetyTrab?
Além de planejar corretamente sua compra de EPI, é importante escolher um fornecedor confiável para garantir agilidade na entrega, economia e segurança no fornecimento dos equipamentos ao longo do ano. Entenda alguns aspectos relevantes para que escolha a SafetyTrab como sua fornecedora:
- Compra faturada para empresas: garantindo conformidade legal e tributária para sua aquisição ser livre de contratempos;
- Frete Grátis para Todo Brasil: garantimos frete grátis para compras acima de R$299 com entrega em São Paulo, consulte as condições para região no FAQ;
- Cupom para primeira compra: utilize o cupom PRIMEIRACOMPRAEPI em nosso site e aproveite desconto;
- Atendimento personalizado: nossa equipe é especializada e está preparada para atender sua demanda, esclarecer dúvidas e orientar a melhor aquisição;
- Entrega rápida: garantimos diversas opções de frete com entrega rápida para viabilizar o fornecimento de EPIs para sua empresa;
- Linha completa de EPIs: oferecemos todas as soluções para sua equipe estar resguardada em diferentes contextos de trabalho;
- Distribuidor autorizado das melhores marcas: somos distribuidores das melhores marcas de EPIs no mercado, como: MG Cinto, Bracol, Volk, Nutriex que garantem conforto e segurança para seus colaboradores.
Conclusão
O planejamento das compras de EPI no fim de ano é fundamental para garantir segurança, conformidade legal e controle de custos.
Portanto, planejando com antecedência sua equipe evita imprevistos, protege os trabalhadores e prepara a empresa para que o novo ano seja um ciclo iniciado de forma organizada e segura.
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